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企業E化不能等-從一則實例談起

最近常聽到類似新聞,公司某位業務離職前把資料刪除,造成公司損失等等。筆者也有客戶遇過類似狀況,客戶是擁有兩三百位員工的大型公司,但業務估價仍是用傳統的EXCEL檔案,也沒有習慣做備份,結果有天硬碟中毒資料全沒了,整個業務因此完全停擺。其實這些問題都是可避免的,將報價及客戶資料E化並不是很難開發的系統,市面上也有很多套裝軟體,主要是看負責人或主管願不願意投資並執行。因一旦E化就會有備份及權限管控,即使個人資料搞丟或惡意刪除,系統上還是會有備份並且不會影響到其他人員的運作。

經常遇到公司大筆預算投入行銷,但是對公司內部系統卻是省如牛毛,一來是因為看不到立即的成效點,二來是人力普遍廉價,導致於效率不彰的時候總是用人力去補足而非以資訊系統化去改善。但是人為工作多,出錯率也隨之增加,舉例最常出錯的是判讀或手寫0與O、1與l、2與Z不分。

E化及資安經常是公司不被重視的兩大區塊,往往是等到事情發生時才後悔莫及。不久前聽到一個笑話,有間公司伺服器被入侵,MIS跟單位主管被老闆叫去訓話,老闆問MIS為什麼沒有做好防護? MIS說之前有向上層呈報系統採購但被駁回,老闆轉而向MIS主管問說為何你要駁回? MIS主管說把簽呈退回來的就是你啊。

昨天接到同行電話大吐苦水,原因是同行跟他的客戶估價電子商務網站閘道轉換的修改費用,金額也不多,大約兩萬元,結果客戶打電話給同行說為何要收費? 同行說有大幅度修改就須收費,而且工程師需要幾天的時間修改跟測試,收兩萬元並不算多,客戶就開始碎碎念。在台灣很多企業主不重視E化系統是不爭的事實,或許是目前許多企業主仍是第一代在當家,即使第二代有心想要E化,但是提出總是會被打回,因為老一輩的人總覺得工作如果做不完再請人就好,做資訊系統不如投資其他機械設備。

筆者曾替一間客戶客製開發線上估價系統,該客戶的潛在使用者可以去網站輸入目標數值後馬上透過系統運算得知報價,有意願進一步接洽的的使用者就會留下聯繫資料。不僅省去了業務對於無效使用者來回往返的聯繫工作,也讓業務把寶貴時間留給對的人。當初堅持開發本系統的業務主管也因此晉升到公司高層。

在AI瘋狂席捲跟講求效率化的今天,維持傳統沒有甚麼不好,公司仍可經營下去。但是如果E化可以增加兩倍效率,進而產出兩倍或多倍能量,那未嘗不是一件該進行的好事。

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